Le test honnête est arithmétique. Prenez les minutes que prend la tâche, multipliez par sa fréquence annuelle, multipliez par le nombre de personnes concernées, convertissez au coût horaire chargé.
Un rapport de 20 minutes produit chaque semaine représente environ 17 heures par an. Appliquez-y votre propre coût horaire chargé et vous obtenez le coût annuel de la méthode manuelle ; comparez-le au devis et la durée d'amortissement se calcule seule. Le même rapport produit chaque trimestre coûte 80 minutes par an — l'automatiser mettrait une décennie à se rentabiliser, et nous vous déconseillerons de le faire.
Les signes qu'il faut y passer
- Quelqu'un a écrit une check-list pour produire un fichier.
- Le processus est documenté par « demande à Marie, elle sait ».
- Une étape n'existe que pour corriger ce que la précédente a raté.
- Le rapport est en retard dès qu'une personne précise est absente.
- Deux équipes maintiennent les mêmes chiffres à deux endroits.
Et parfois : arrêter le tableur
Si dix personnes écrivent simultanément dans le même fichier, ou s'il vous faut des droits par ligne et une piste d'audit, la recommandation honnête est une base de données avec un tableur en façade. Nous préférons le dire plutôt que vous vendre une automatisation qui masque le problème.